Vizyonunu, misyonunu, amaçlarını ve hedeflerini gerçekleştirmek için her otel, organizasyon yapısı olarak bilinen resmi bir yapıya ihtiyaç duyar. Yapı, şirketin yönetim kadrosu ve çalışanları arasında sorumluluk ve yetki dağılımını tanımlar.
Rollerin, gücün ve sorumlulukların şeklini ve kapsamını belirler ve farklı organizasyon seviyeleri arasında bilginin nasıl aktığını belirler. Bu yapı tamamen kuruluşun amacına ve bunları başarmak için seçilen stratejilere bağlıdır.
Organizasyon yapısını temsil etmenin en yaygın yolu bir organizasyon sohbetidir. Her otel farklı ve kendine has özelliklere sahip olduğu için otellerin organizasyon şemaları da birbirinden farklılık gösteriyor. Organizasyon yapısı, bir otelin büyüklüğüne ve işlevine bağlıdır.
Bazı oteller, satış noktalarını başka bir şirkete kiralayabilir veya restoran veya temizlik hizmetlerini işletmek için başka bir acente kullanabilir. Bu gibi durumlarda bu kısımlar otelin organizasyon şemasında yer almayacaktır. Ticari bir otelin örnek organizasyon şeması aşağıdaki gibidir:
Otelin Çekirdek Alanları/Bölümleri
Günümüzde bir otelin organizasyonu çok karmaşıktır ve çeşitli departmanlardan oluşmaktadır. Departman sayısı bir kuruluştan diğerine değişir. Tüm bölümlerin, genel müdüre ve genel müdür yardımcısına bağlı olarak kendi yöneticileri olabilir.
Otel departmanları, Gelir getiren departmanlar veya Destek departmanları kategorisine girer .
Gelir getirici departmanlar , misafire hizmet veya ürün satan ve dolayısıyla doğrudan otele gelir sağlayan operasyonel departmanlardır. Bu departmanlar ön büro, yiyecek ve içecek ve otel tarafından işletilen dükkanları içerir.
Destek departmanları , otelin gelir getiren departmanlarında destekleyici rol oynayarak dolaylı olarak gelir elde edilmesine yardımcı olanlardır. Bunlar arasında insan kaynakları, bakım, satın alma, temizlik vb.
Bir oteldeki çeşitli bölümler aşağıda kısaca tartışılmaktadır:
Oda Bölümü Departmanı
Büyük bir otelde kat hizmetleri, ön büro ve bakım departmanları oda bölümü altındadır. Bu departmanlar birlikte bir otel odasının bakımından ve satışından sorumludur . Çoğu otelde bunlar doğrudan veya dolaylı olarak diğer departmanlardan daha fazla gelir elde eden departmanlardır. Bunun nedeni, oda satışının bir otel gelirinin minimum yüzde 50'sini oluşturmasıdır.
Bir otelin en büyük kar marjı odadan gelir çünkü bir oda bir kez yapıldıktan sonra tekrar tekrar satılabilir. Oda bölümü, ön büro yöneticisinin, yönetici kahyanın ve çoğunlukla baş mühendisin rapor verdiği oda bölümü yöneticisi tarafından yönetilir.
Oda temizliği bölümü
Kat hizmetleri departmanı, ev alanlarının ön cephelerinin yanı sıra evin arka alanlarının temizlik ve bakımından sorumludur, böylece otel mülkünün işletmeye açıldığı ilk günkü gibi taze ve estetik olarak çekici görünürler. Bu departman yönetici kahya veya zincir otellerde kat hizmetleri müdürü tarafından yönetilir.
Ön Büro Departmanı
Ön büro müdürü tarafından yönetilen ön büro departmanı, misafirlerin karşılanması ve kayıtlarının yapılması, odaların tahsis edilmesi ve konukların check-out yapmasına yardımcı olmaktan sorumlu operasyonel departmandır . Konsiyerj ve zil masası ve EPBAX operatörleri gibi üniformalı hizmetler ön büro departmanının bir parçasıdır.
Bakım departmanı
Mühendislik ve bakım departmanı olarak da adlandırılan bakım departmanı , baş mühendis veya baş bakım görevlisi tarafından yönetilir . Bölüm, ekipman, makine, demirbaş ve bağlantı parçalarının her türlü bakım, onarım ve mühendislik işlerinden sorumludur .
Yiyecek ve İçecek Departmanı
Yiyecek ve içecek (F&B) bölümünde restoranlar, barlar, kafeler, ziyafetler, oda servisi, mutfak ve fırın bulunur . Bölüme yiyecek ve içecek müdürü başkanlık eder . Restoranlar, barlar, kafeler, ziyafetler ve oda, özellikle yiyecek ve içecek müdürü tarafından yönetilen yiyecek ve içecek servis departmanı altında gruplanabilirken, mutfak ve fırın, yönetici şef tarafından yönetilen yiyecek ve içecek üretim departmanının altında yer alır.
İnsan kaynakları bölümü
İnsan kaynakları (İK) departmanı veya daha önce çağrıldığı gibi personel departmanı, insan kaynakları yöneticisi tarafından yönetilmektedir . Oteller için işe alım, oryantasyon, eğitim, çalışan refahı ve tazminatı, iş kanunları ve güvenlik normları İK departmanının görev alanına girmektedir.
Eğitim departmanı, İK departmanının yardımcı bir departmanıdır. Buna, mevcut çalışanların yanı sıra yeni çalışanların oryantasyonu ve eğitimi gibi özel bir görevi üstlenen eğitim yöneticisi başkanlık eder.
Satış ve Pazarlama Departmanı
Satış ve pazarlama departmanı, satış ve pazarlama müdürü tarafından yönetilmektedir . Büyük bir otelin bu departmanda üç veya daha fazla çalışanı olabilirken, küçük bir otel sadece bir çalışanla yapabilir.
Bu bölümün işlevi beş katlıdır - satış, kişisel ilişkiler, reklam, MICE (toplantı, teşvik, konferans ve sergi) işi alma ve pazar araştırması. Tüm bu işlevler, müşteri 'yaratarak' otelin ürününü, yani odaları ve otel hizmetlerini satma ortak amacına yol açar.
Satın alma departmanı
Satın alma departmanı, bazı mülklerde mali kontrolöre rapor verebilen satın alma müdürü tarafından yönetilir . Tüm departman envanterlerinin tedariki, satın alma departmanının sorumluluğundadır. Çoğu otelde, merkezi mağazalar satın alma bölümünün bir parçasıdır.
Mali Kontrol Departmanı
Aynı zamanda kontrol departmanı olarak da adlandırılır, mali kontrol departmanına, operasyonel departmanların tüm envanter kalemlerini onaylamaktan sorumlu olan mali kontrolör başkanlık eder . Stok kontrol prosedürleri bölümün sorumluluğundadır.
Mali kontrolör, genel müdür ile birlikte diğer daire başkanları tarafından hazırlanan bütçelerin sonuçlandırılmasından sorumludur . Otelin hesapları da kontrol departmanı tarafından tutulur. Muhasebe faaliyetleri arasında fatura karşılığı ödeme yapmak, fatura kesmek, ödemeleri tahsil etmek, ekstre oluşturmak, banka işlemlerini yürütmek, çalışan bordro verilerini işlemek ve otelin mali tablolarını hazırlamak yer alır.
Güvenlik Departmanı
Baş güvenlik görevlileri tarafından yönetilir , güvenlik departmanı otelin varlıklarını, misafirlerini ve çalışanlarını korumaktan sorumludur . Görevleri arasında yangın tatbikatı yapmak, gözetleme ekipmanını izlemek ve mülkte devriye gezmek yer alır.
